Принцип улья. Как заставить свой бизнес работать эффективнее, чем пчелиная колония

Семь шагов часового механизма
В следующих семи главах мы рассмотрим шаги, которые необходимо предпринять, чтобы бизнес работал как часы. Один шаг может занять больше времени, чем другой, и вы поймете, что время от времени приходится возвращаться и дорабатывать один из шагов. Этот процесс может занять два дня или два месяца, но если вы будете следовать этим шагам, то добьетесь своего.
Для того чтобы бизнес развивался и обслуживал клиентскую базу, необходимо добиваться результата. Это часть дела, связанная с выполнением работы. Предприятие должно организовать свои усилия так, чтобы все люди и системы двигали его вперед со взаимодополняющей скоростью. Это планирование бизнеса. Когда люди в вашей команде работают вместе, их общение заключается в принятии решений и делегировании дел, которые необходимо выполнить.
То, как вы распределяете время в своем бизнесе между функциями «делать», «решать», «делегировать» и «планировать», называется 4Д-миксом [10], и соблюдение правильных пропорций является решающим фактором, помогающим бизнесу работать самостоятельно.
Большинство малых и микропредприятий тратят слишком много времени на «делание». Представьте себе предпринимателя-одиночку, который бегает как курица без головы и работает. Или малый бизнес, где все, включая босса, работают сумасшедшее количество часов, не выделяя времени на планирование. Цель работы «Как часы» состоит в том, чтобы перевести бизнес в режим самопроектирования, в то время как другие люди или ресурсы помогут с выполнением работы. Чтобы это произошло, нужно начать с вас и выяснить, сколько времени вы тратите на «делать», а для этого необходимо проанализировать 4Д-микс – ваш и вашей компании.
Как и в случае с любой проблемой или возможностью в жизни, если вы хотите улучшить ситуацию, вам нужно знать свой исходный уровень. Как только мы его узнаем, сразу предпримем целенаправленные шаги для того, чтобы ваша компания (и вы) пришли в пункт назначения. Оптимальное сочетание 4Д-микса – когда компания тратит 80 % своего времени на то, чтобы «делать», 2 % времени на то, чтобы «решать» за других, 8 % времени на то, чтобы «делегировать», и 10 % времени на то, чтобы «планировать» – для большей эффективности, лучших результатов и меньших затрат в процессе. Независимо от того, один у вас сотрудник, тысяча или нечто среднее, оптимальное сочетание 4Д-микса остается неизменным.
Вот семь шагов, которые помогут бизнесу работать без вашей помощи:
1. Проанализируйте 4Д-микс – установите контрольные уровни для сочетания «делать», «решать», «делегировать» и «планировать», на которых в настоящее время стоит ваше дело. Бизнес, работающий как часы, балансирует между выполнением задач, управлением ресурсами и постоянным самосовершенствованием. Для начала, чтобы ваша компания работала сама по себе, мы проведем простой анализ времени, чтобы узнать, сколько часов тратится на каждую из четырех категорий. И как только мы получим данные, вы сможете настроить компанию на оптимальный 4Д-микс.
2. Расскажите о роли корпоративной пчелиной королевы: определите основную функцию в вашем бизнесе, которая в наибольшей степени определяет успех вашей компании. В каждой компании существует одна функция, которая является наиболее значимым фактором, определяющим здоровье компании. Именно здесь уникальность предложения встречается с вашими лучшими талантами и/или талантами сотрудников. Это то, от чего, как вам кажется, будет зависеть успех. Я называю это ролью корпоративной пчелиной королевы, или КПК. Когда эта функция работает на полную мощность, бизнес процветает, а когда она замедляется или останавливается, страдает все. У каждого бизнеса есть своя КПК. Вы должны определить КПК вашей компании, заявить о ней и по мере того, как вы будете улучшать ее производительность, повысится производительность всего бизнеса. КПК – это «фактор процветания», и вы должны решить, каким вы хотите его видеть.
 
3. Защищайте и обслуживайте корпоративную пчелиную королеву: уполномочьте свою команду обеспечить охрану и выполнение самого важного фактора, определяющего успех вашей компании. КПК – настолько важная роль для вашего бизнеса, что каждый сотрудник, даже если он не работает с ней, должен знать, что это такое и как ее защищать и обслуживать. В высокоэффективном бизнесе КПК всегда является приоритетом, и существуют системы, позволяющие не отвлекать людей и ресурсы на ее обслуживание. Только когда КПК работает на полную мощность, все люди в компании могут заниматься самой важной работой, то есть тем, что является их основной работой.
4. Зафиксируйте схемы выполнения задач: задокументируйте или запишите уже имеющиеся, чтобы ваша команда могла выполнять работу так, как вы хотите. Может показаться, что у вас нет схем, – это не так. На самом деле каждый бизнес на любом этапе имеет все необходимые составляющие. Их просто необходимо поймать, перенести и/или обрезать. У каждого предпринимателя и сотрудника есть свой способ выполнения различных задач, но часто они не задокументированы и не подлежат передаче. Используя простой метод оценки и фиксации, вы с легкостью передадите эту информацию своей команде или внештатным сотрудникам. Подсказка: вам не надо создавать руководство. Создание и использование руководств неэффективно и поэтому не имеет места в бизнесе, работающем по часам.
5. Сбалансируйте команду: отрегулируйте роли и смените ресурсы, чтобы повысить эффективность и качество предлагаемых компанией услуг. Бизнес подобен организму: он растет, развивается и меняется. Для оптимальной работы вы должны соотнести сильные стороны сотрудников с задачами, с которыми они могут справиться лучше всего. Оптимизированная компания не подразумевает использование традиционной организационной схемы «сверху вниз», она больше похожа на паутину. Вы никогда не ограничиваете сотрудников одной рабочей функцией. Вместо этого эффективная организация выявляет природные сильные черты сотрудника и подбирает для него задачи, для выполнения которых эти черты наиболее полезны.
6. Примите на себя обязательство: посвятите процессы удовлетворению конкретной потребности заказчика соответствующим способом. Самой большой причиной неэффективности бизнеса является изменчивость. Чем больше услуг вы предлагаете широкому кругу потребителей, тем больше вариативность и тем сложнее становится сохранять уникальность и оставаться последовательным. На этом этапе вы определите лучший тип клиентов и наименьшее количество самых высококвалифицированных продуктов/услуг, которые будут им доступны.
7. Стать бизнесом, работающим как часы: сделать компанию независимой от вас, а себя – независимым от компании. Бизнес, работающий как часы, – тот, что обеспечивает стабильные результаты, включая достижение целей роста, без вашего активного участия. По мере того как вы будете меньше работать с бизнесом, он естественным образом станет работать без вас. Этот шаг поможет узнать, как создать «приборную панель» бизнеса, которая позволит вам оставаться на вершине вашего дела, даже если вас там нет.
Вот и все. Семь шагов. В таком порядке. Эти семь шагов вы будете открывать и претворять в жизнь на протяжении всей книги. В процессе возникнут чувства разочарования, застоя, желание сдаться. Не пугайтесь, это просто признаки того, что вы начинаете привыкать к новым неудобным вещам, которым я вас учу. Опять же, не бойтесь и не смейте останавливаться. И в результате вы получите бизнес, который работает автоматически, как часовой механизм.
Таблица 1
СЕМЬ ЭТАПОВ ТРАНСФОРМАЦИИ БИЗНЕСА В «ЧАСОВОЙ МЕХАНИЗМ»
Время – это все. Абсолютно. Все. Время – единственная вещь во Вселенной (пока кто-нибудь не изобретет машину времени), которая не возобновляется. Либо вы используете его с умом, либо нет. Время все равно будет тикать, тикать и тикать, независимо от того, как вы его тратите. Я подозреваю, что даже сейчас, возможно, вы несколько раз нервно поглядывали на часы, пока время мчалось мимо, надеясь, что вы успеете заглотить эту книгу (и вашу работу) быстрее. Я прав? Хоть чуть-чуть? Если вы испытываете нечто подобное, хочу, чтобы вы знали: это не ваша вина. Это закон Паркинсона. Знайте, что на самом деле вы находитесь в хорошем положении. Правильнее сказать, вас еще можно спасти. На ваш бизнес, скорее всего, есть спрос, и вы его удовлетворяете (хотя и не очень эффективно). Мы собираемся внести несколько простых изменений, чтобы бизнес работал спокойнее и комфортнее, как хорошо отлаженная машина, и в процессе вернуть вам драгоценное утекающее время.